Réduire le budget des notes de frais
Vous faites partie du service financier d’une entreprise. Chaque jour, vous êtes confronté au même problème : comment réduire le montant astronomique des notes de frais de vos collaborateurs. Il faut dire que c’est un vrai problème car sans un contrôle précis, ce poste budgétaire peut vite exploser. Vous allez découvrir dans cet article de nombreuses astuces pratiques pour réduire le budget total.
Mettre en place une procédure claire
La première cause de dérapage budgétaire dans la gestion des frais est le manque d’encadrement. Vous devez établir une procédure claire qui encadre le montant de chaque dépense. D’un pays à l’autre, le coût de la vie peut grandement varier. Donc en France comme à l’étranger, vous devez fixer un plafond pour chaque type de dépense : nuit d’hôtel, repas, transports, etc…
Vous devez également encadrer les modes de transport utilisables par chaque employé. Quand utiliser l’avion ? Quand utiliser le train ? Pour quelle distance maximale est-ce que l’employé peut utiliser sa voiture personnelle ? Tous ces points doivent être écrits noir sur blanc. Ceci permet d’éviter ensuite les litiges avec des dépenses trop élevées.
Il faut également prévoir des règles pour les classes de réservation. Pour l’avion, en fonction de vos contraintes budgétaires, vous autoriserez ou pas la réservation des billets en classe affaires. Ceci pourra être soumis à une durée minimale de vol, par exemple au-delà de 6 heures.
Soumettre les dépenses à validation
Vous pouvez mettre en place un processus de validation. Ainsi chaque déplacement devra être approuvé par le responsable hiérarchique. Puis au retour, la note de frais sera de nouveau validée par le manager et traitée par le service comptable.
Ceci pourra être géré de façon informatisée avec un logiciel de gestion des notes de frais comme Mon Intranet par exemple (plus d’informations ici : https://www.my-intranet.com/support/utilisation/gestion-des-depenses/). Ce type de logiciel permet de gérer le workflow de validation de façon simple et rapide.
Encadrer les frais kilométriques
Pour certains déplacements, vous pourrez être amené à rembourser des frais kilométriques. Un barème indicatif est mis en place chaque année par l’administration : https://www.impots.gouv.fr/portail/simulateur-bareme-kilometrique. Ce barème est utile pour fixer des règles de remboursement en fonction du type de véhicule utilisé par l’employé. Vous pouvez également décider que pour certains déplacements, l’employé devra plutôt utiliser les transports en commun ou une voiture de location.
Réduire les frais annexes
En l’absence de règles claires, certains employés pourraient être tentés de se faire rembourser des frais comme le pressing ou des activités de loisirs lors de leurs déplacements. Il est possible d’encadrer le remboursement de ces frais en fixant des règles claires sur ce qui est pris en charge par l’entreprise et ce qui ne l’est pas.
Limiter les déplacements
De nombreux déplacements effectués par les employés ne sont pas indispensables. Ils pourraient être remplacés par une simple conférence téléphonique. Il faut donc sensibiliser les employés pour qu’ils évaluent si un voyage s’impose ou pas. Vous pouvez limiter les déplacements aux réunions avec les clients afin d’éviter les réunions internes où des personnes venant du monde entier convergent en un lieu pour une réunion pas toujours utile pour un coût délirant pour l’entreprise.
Voilà, vous savez tout sur la façon de réduire le budget des notes de frais.
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