Tout comprendre de la dématérialisation des notes de frais et des exigences de l’URSSAF
Depuis mars 2017, la nouvelle règlementation de l’URSSAF concernant les notes de frais permet aux entreprises de numériser les justificatifs de leurs frais professionnels.
Gain de temps dans le traitement des dossiers, optimisation des processus, fiabilité et sécurité renforcées, etc., les avantages de cette nouvelle décision sont nombreux. Il y a toutefois un certain nombre de conditions à remplir que nous verrons dans cet article.
Cadre légal de la dématérialisation des notes de frais
Il faut savoir que la notion de dématérialisation des notes de frais existait déjà depuis janvier 2012. Les entreprises avaient déjà la possibilité de produire et recevoir des factures électroniques.
L’URSSAF et son rôle de contrôleur sur les abus possibles n’a vu le jour que plus tard, de même que les cartes Mooncard. Ces dernières sont conçues pour faciliter la dématérialisation des notes de frais, leur remboursement et leur archivage. C’est une solution aux avantages multiples pour l’entreprise et son salarié.
Textes complémentaires de la loi de janvier 2012
En complément aux dispositions légales de 2012, les arrêtés du 22 mars 2017 et du 23 mai 2019, respectivement pour le Fisc ainsi que l’URSSAF et les notes de frais ont été promulgués, ouvrant la voie à la numérisation des justificatifs de frais professionnels émis sur support papier.
Critères règlementaires
Pour être reconnue dans le cadre d’un contrôle URSSAF par rapport aux notes de frais, toute copie numérique de justificatifs doit respecter des critères établis dans les deux textes règlementaires suivants :
- Le décret no2016-1673 du 5 décembre 2016 ;
- L’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales du 31 mars 2017.
Les conditions précisées dans ces deux textes sont relativement identiques, de même que le processus de dématérialisation. Il s’agit principalement des conditions pour la numérisation et l’archivage des justificatifs, ainsi que la garantie d’intégrité des pièces numérisées.
Conditions d’obtention de la certification d’archivage à valeur probante
Pour obtenir cette certification, les pièces justificatives doivent respecter des critères concernant aussi bien leur traitement que leur conservation.
Au niveau du traitement
- La copie numérique du justificatif doit rigoureusement être identique à l’original physique. Elle ne doit donc pas avoir été modifiée de quelque manière que ce soit ;
- La copie doit être enregistrée aux formats PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3, seuls formats reconnus dans le cadre d’une vérification URSSAF et notes de frais en cas de contrôle) ;
- La copie doit être régulièrement identifiée : elle doit donc présenter toutes les informations relatives à sa reproduction (date, procédé utilisé, contexte de reproduction, etc.). Tous ces éléments renseignent sur le lieu et les conditions où la note de frais a été numérisée ;
- La copie doit être horodatée et scellée, ainsi elle ne pourra pas être modifiée par la suite.
Concernant l’archivage
Pour être conforme aux exigences de l’URSSAF et des recommandations concernant les notes de frais, le justificatif de frais professionnels doit également être archivé sur un espace sécurisé, ce dernier devant répondre aux spécificités suivantes :
- Etre capable de conserver les documents pendant toute la durée légale prévue, c’est-à-dire un minimum de 10 ans ;
- Etre accessible à tout moment ;
- Etre réalisé par un prestataire de services de confiance.
Avantages de la dématérialisation des notes de frais
Entre autres avantages qu’offre une procédure de dématérialisation de justificatifs de frais professionnels :
- L’entreprise gagne du temps et bénéficie de la confiance de l’URSSAF en cas de contrôle ;
- Les risques de pertes ou de détérioration sont éliminés : toutes les pièces justificatives de notes de frais sont rangées, conservées et archivées en un seul endroit ;
- Les processus sont simplifiés et automatisés, favorisant un gain de temps considérable particulièrement pour les chargés du service comptabilité.
Vous pouvez cliquer ici pour découvrir d’autres avantages et quelques inconvénients de la dématérialisation de manière générale.
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