Permettant essentiellement de renforcer les équipes et d’instaurer une certaine cohésion, les séminaires constituent un excellent moyen pour toute entreprise qui aspire au succès. Mieux encore, ces rencontres, surtout lorsqu’elles sont organisées régulièrement, permettent aux employés d’améliorer leur motivation et curiosité. Cependant, faire de vos séminaires une réussite implique nécessairement le choix d’un cadre approprié. Explicitement, dénicher la bonne salle est crucial pour instaurer un environnement approprié et susceptible d’influencer la présence des participants et l’atteinte des objectifs du séminaire. Quels sont donc les détails à observer lors de vos recherches ? Focus !
Tenir compte des besoins du séminaire
Quel type de séminaire souhaitez-vous organiser ? Telle est la toute première question qu’il faudra vous poser lors du choix d’une salle devant abriter l’événement. S’agit-il d’un séminaire de lancement de produit ? Un séminaire de management ? Un séminaire de motivation ? Ou encore un séminaire d’intégration et de formation ? La réponse à ces différentes questions devra en effet vous aider dans le choix d’un lieu approprié.
Bien qu’il soit possible de trouver des salles capables d’accueillir plusieurs types d’événements, il est bien mieux d’opter pour un cadre conçu spécifiquement pour le type de séminaire que vous souhaitez organiser. À cet effet, il faudra faire un focus sur la configuration de la salle sillonnée ainsi que les équipements technologiques nécessaires.
En ce qui concerne le premier point, il vous faudra au préalable définir un planning, c’est-à-dire l’élément qui pourra permettre de déterminer l’ordre des activités à réaliser dans la salle, le nombre des participants et leur profil. Une fois bien établi, le planning vous permettra de dénicher la salle de séminaire qui correspond exactement à vos souhaits.
S’agissant du second point, il faudra surtout penser aux différents équipements technologiques dont vous aurez besoin lors du séminaire ; allusion faite au vidéo projecteurs, à la cabine de traduction, à l’écran de projection, aux équipements audio, etc. Quoi qu’il en soit, il est conseillé de miser sur une salle totalement modulable d’autant plus qu’elle permettra de répondre à plusieurs de vos demandes.
Définir le profil des participants au séminaire
Pour un meilleur choix de votre salle de séminaire, il est crucial de prendre en considération le profil des participants. Cela reviendra entre autres à répondre à ces quelques questions : s’agit-il de l’ensemble de vos employés ? Le séminaire s’adresse-t-il à vos fournisseurs ou à vos clients ? Concerne-t-il tous vos collaborateurs ou uniquement l’équipe de direction ? Trouver réponse à ces interrogations devra également considérer l’âge des participants, l’homogénéité et la diversité du groupe. Ne l’oubliez pas ! Le séminaire doit plaire à l’ensemble des participants et surtout mieux répondre à leurs exigences. Il est donc essentiel de tenir compte de leurs centres d’intérêt.
Une fois le profil déterminé, il sera question du nombre de participants. Naturellement, convier 15 personnes à un séminaire n’aura pas les mêmes exigences que réunir une centaine de personnes. Qu’importe le choix, le nombre de participants à retenir devra être conditionné par l’objectif clé du séminaire (explicité plus haut).
Fixer un budget pour la location de la salle
Proportionnellement au type de séminaire à organiser, le budget alloué pour la location de la salle peut varier d’un prestataire à un autre. Cela dépendra également de l’emplacement de la salle, des équipements disponibles, de l’envergure et de la durée du séminaire, du nombre de participants. Autrement dit, pour garantir la localisation de la salle de séminaire souhaitée, il faudra en amont bien préparer votre budget. Pour vous aider, certains paramètres sont à considérer, dont la superficie de la salle, sa localisation, ses services compris, la durée du séminaire, etc.
En ce qui concerne la surface et la capacité d’accueil de la salle, certains cadres sont équipés de tables en « U » pouvant accueillir 6 à 20 personnes. D’autres abritent des tables rectangulaires, ovales ou rondes avec une capacité d’accueil de 30 à 100 personnes. Plus la salle est grande en espace, plus son tarif grimpe.
S’agissant de la localisation de la salle, le prix du mètre carré varie d’une ville à une autre. Contrairement à une salle située en campagne, le prix de location peut varier du double au triple pour une salle de même superficie implantée à Paris, Marseille ou Lyon. Toutefois, indépendamment de l’emplacement de la salle, et surtout pour réaliser des économies, il est conseillé de choisir une salle proche de votre entreprise.
Pour ce qui est des services compris dans l’offre de location, il est essentiel de passer en revue les différentes options dont vous pourriez avoir besoin lors de votre séminaire. Il pourrait en effet s’agir de la distribution de boissons aux participants, l’accueil des invités par des hôtes, le service de restauration, le prêt de mobilier, etc. Autant dire qu’il est important de vérifier si tous ces services sont compris dans le prix global de la location afin de faire votre choix.
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