Les 3 points essentiels du métier d’hôtesse d’accueil
Avant de déposer une candidature pour un poste donné, quels que soient le domaine d’activité et les expériences professionnelles précédentes dans le secteur, il est conseillé de se renseigner au préalable, pour savoir concrètement ce que l’employeur attend ou exige. Le métier d’hôtesse d’entreprise, qui est de plus en plus populaire de nos jours, ne se dérobe aucunement à cette règle. Vous avez déniché une offre d’hôtesse d’accueil qui vous intéresse, et vous souhaiteriez connaître les points phares de ce métier avant de postuler ? Voici, pour vous aider, l’essentiel à savoir à propos !
L’accueil, premier point essentiel du métier d’hôtesse en entreprise
Il est facile de deviner que l’accueil fait partie des principales fonctions réservées aux hôtesses en entreprise. C’est précisément le point phare sur lequel vous serez jugée ; raison pour laquelle il vaut mieux vous faire une idée assez claire de ce que votre employeur attend concrètement de vous, avant de postuler à une offre sur Hôtesse Job ou d’autres plateformes spécialisées. En tant qu’hôtesse d’accueil, c’est à vous qu’il reviendra d’entrer en contact avec les visiteurs, qu’il s’agisse de clients, de prospects ou de partenaires d’affaire, dès lors qu’ils pénètrent dans les locaux de l’entreprise.
Quels que soient leur statut ou la raison qui les amène, vous aurez l’obligation de les aborder, de leur offrir un accueil des plus chaleureux, de répondre à leurs questions et de les orienter convenablement, après avoir pris connaissance de leurs préoccupations, bien évidemment. Cette fonction s’applique aussi aux événements organisés par la société qui vous emploie en tant qu’hôtesse d’accueil, qu’il s’agisse d’animations d’entreprises, de salons ou d’expositions professionnelles.
Dans ces cas précis, outre la réception, vous devrez assurer aux visiteurs une découverte des différents stands une brève présentation des produits et/ou services proposés par l’entreprise, dans un but informatif certes, mais aussi et surtout de prospection. Car plus vous impacterez positivement le chiffre d’affaires de la société qui vous emploie, mieux vous serez considérée, et plus vous aurez de chances d’y durer ! L’accueil n’est cependant pas la seule tache réservée aux hôtesses en entreprise.
L’hôtesse d’accueil en tant que standardiste
De plus en plus d’administrations confient à l’hôtesse d’accueil le rôle de standardiste, qui consiste à gérer les appels téléphoniques entrants. Bien que cette tâche puisse être externalisée de nos jours (plus d’infos sur Gataka), force est de reconnaître que la gestion du standard téléphonique en interne par des hôtesses s’avère nettement plus économique, et offre à l’entreprise un contrôle total.
Pour assurer au mieux cette tâche et celle de l’accueil physique, vous devrez faire preuve d’éloquence, de pondérance, de sollicitude et d’empathie. Ces qualités qui doivent transparaître dans la voix de l’hôtesse d’accueil vont contribuer à rassurer les visiteurs ou les appelants, et à les convaincre qu’ils sont à la bonne adresse, tout en leur donnant envie de continuer la discussion et la collaboration.
La gestion du secrétariat et autres tâches connexes
Au-delà de l’accueil physique et téléphonique, vous pourriez aussi avoir à gérer des tâches de secrétariat, bien que la plupart des entreprises préfèrent dorénavant attribuer ce travail à des professionnels du domaine. C’est là tout l’intérêt de bien vous renseigner concernant une offre d’emploi, avant de déposer votre CV et de postuler en tant qu’hôtesse d’accueil.
En effet, si l’employeur le notifie dans l’offre, il faudra d’emblée vous préparer à saisir des documents, faire des photocopies, classer des fichiers, envoyer et traiter des mails ou des fax, ou encore à renouveler des dossiers de presse. Si par contre aucune mention n’est faite par rapport au secrétariat dans l’offre, votre travail sera à priori moins contraignant.
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