L’avènement de la numérisation a entraîné les entreprises dans la nuée des innovations. L’époque où la paperasse régnait en maître est bien révolue, place à l’intelligence artificielle. Désormais, ce sont les applications qui gèrent la vie des organisations permettant à l’homme de se concentrer sur des tâches plus essentielles. C’est ainsi que le logiciel de gestion commerciale a vu le jour. Aujourd’hui, il est impensable qu’une entreprise prometteuse puisse fonctionner sans cet outil. Mais quelles sont les principales fonctions de cette application de gestion ? Découvrez-les de manière détaillée dans les lignes qui suivent.
Gérer les stocks pour assurer un meilleur approvisionnement
Le logiciel de gestion commerciale est un outil dont le principal rôle est la centralisation des opérations commerciales d’une entreprise. De manière plus spécifique, une telle application participe activement à la gestion des stocks. En général, ce logiciel permet de générer un tableau de bord où le responsable commercial consigne tous les produits disponibles. Ainsi, ce dernier parvient à suivre le flux de vente et celui de la production.
Il lui est alors plus facile de faire la programmation des approvisionnements afin d’éviter les situations de rupture de stock. Cet outil de gestion commerciale permet aussi de faire en temps réel les inventaires grâce à la mise à jour automatique du catalogue des produits. Il permet ainsi à l’entreprise d’identifier facilement la logistique idéale pour atteindre les objectifs commerciaux. En optimisant la gestion des stocks, ce logiciel aide l’entreprise à satisfaire sa clientèle tout en respectant les délais de livraison.
Établir les devis et les factures
Le logiciel de gestion commerciale organise tout le processus de vente. Il permet au responsable commercial d’enregistrer les intentions d’achat en élaborant des devis de manière presque automatique. Les informations sont préremplies dans le module ERP, le commercial ajoute le mode d’achat et le devis est généré puis envoyé dans le mail du client.
C’est d’ailleurs de la même manière que cet outil édite les factures. Les données sont enregistrées sur le serveur et il revient au responsable commercial d’insérer le nombre de produits vendus. Le logiciel intègre automatiquement la TVA et génère une facture dans les secondes qui suivent. Ces opérations commerciales sont enregistrées dans la base des données et facilitent par la suite les opérations comptables.
Élaborer les bons de commande
Le logiciel de gestion commerciale n’est pas seulement un outil pour contrôler les ventes et les achats. Il améliore également la vie de l’entreprise avec ses fournisseurs. Il permet d’avoir une meilleure traçabilité des opérations tout en rappelant à chaque partie (entreprise et fournisseur) ses engagements commerciaux.
En effet, avec ce module ERP, le responsable commercial peut élaborer des bons de commande aux fournisseurs. L’interface permet de suivre de près la disponibilité des matières premières et des consommables de l’entreprise. Et tenant compte des objectifs de production et du flux des ventes, le responsable commercial peut éditer des bons de commande dans les meilleurs délais.
Assurer la comptabilité
En plus d’aider à la facturation, le logiciel de gestion commerciale permet de gérer plus facilement la comptabilité de l’entreprise. Que ce soit pour les startups ou les entreprises artisanales, cette application permet au comptable de venir à bout de plusieurs tâches chronophages. Car, il enregistre automatiquement les dépenses effectuées, les impôts générés et payés, les salaires engagés et autres sorties d’argent.
Il est d’ailleurs possible d’accéder au logiciel de comptabilité depuis l’outil de gestion commerciale. Ce qui permet au comptable de passer de manière presque automatique les écritures. L’équipe commerciale parvient alors à tisser une meilleure symbiose avec le département des finances et de la comptabilité. Les analyses comptables peuvent aussi se faire sur la base de graphiques intégrés au logiciel. Ce qui permet aux dirigeants de choisir les meilleures approches marketing et commerciales.
Gérer la relation client
En permettant la gestion des stocks et le suivi des commandes, le logiciel de gestion commerciale rapproche l’entreprise de sa clientèle. Les meilleures applications commerciales disposent souvent d’un chat qui permet d’échanger directement avec les clients sur leur besoin. Elles ont les fonctions principales d’un logiciel CRM et permettent ainsi d’enregistrer toutes les informations personnelles des clients. Il est alors possible de les suivre et de les inciter à la consommation lors des campagnes marketing.
Avec un tel outil de gestion, l’entreprise a toutes les clés en main pour fidéliser sa clientèle. Grâce à l’analyse du flux d’achat et les commentaires des clients après consommation, elle améliore davantage son service. Elle traite de manière automatique et discrète les plaintes et rassure ceux dont le produit n’a pas comblé les attentes. Tant que l’entreprise dispose de ce logiciel, elle réussit facilement ses campagnes de diversification de marché. Même les influenceurs peuvent l’utiliser pour optimiser le marketing d’influence.
Créer les signatures intégrées
La signature est un acte identitaire dont les entreprises ne peuvent se passer. Elle participe à l’authentification des documents administratifs et contractuels. Autrefois, les dirigeants étaient contraints de signer tous les actes émis par leur entreprise à savoir : les factures, les devis, les fiches d’impositions, les bons de commande, etc. Aujourd’hui, grâce à la numérisation, le logiciel de gestion commerciale rend la tâche plus facile avec les signatures intégrées.
Désormais, les chefs d’entreprise peuvent signer tous les documents sans les imprimer au préalable. En vérité, la signature est éditée et enregistrée par le responsable sur le serveur du logiciel. Et dès que les documents lui parviennent, il les apprécie et les marque de cet insigne en quelques clics. Les risques de falsification sont minimes puisque le dirigeant est le seul à accéder à sa signature sur le logiciel grâce à un mot de passe personnel.
Rendre automatique le processus de vente
Si le logiciel de gestion commerciale est devenu aussi indispensable en entreprise, c’est d’abord à cause de son impact sur le processus de vente. Cette application a rendu presque automatiques les opérations commerciales. Toutes les activités répétitives qui prennent du temps sont gérées par le module ERP. L’élaboration manuelle des documents administratifs et le remplissage du registre des ventes ne sont plus d’actualité.
L’équipe commerciale est alors plus productive, car elle se consacre aux tâches ayant une forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Désormais, toutes les commandes des clients sont enregistrées automatiquement. Ce qui permet au responsable commercial de rester focus sur le processus de livraison et la taille du stock. Avec un tel outil, il est plus facile à l’entreprise d’intégrer facilement de nouveaux employés aux réalités commerciales de l’entreprise.
Contrôler les performances commerciales de l’entreprise
Le logiciel commercial contrôle directement les performances de ventes d’une entreprise. Grâce au module ERP, cet outil enregistre toutes les transactions effectuées par heure. Les sociétés qui disposent de nombreuses filiales sur le plan national et international parviennent alors à centraliser toutes leurs données commerciales et économiques. Elles apprécient donc constamment leur capacité de production et de livraison.
Cela leur permet de repérer les défaillances dans leur stratégie de vente et d’ajuster la production à la demande. Autrement dit, ce logiciel est un instrument d’aide à la décision. Il permet à l’entreprise de faire des économies énormes en anticipant les déconvenues commerciales. Son module ERP sert à éviter les dépenses inutiles liées à l’accélération de la production lors des ruptures de stock.
En définitive, le logiciel de gestion commerciale est un outil qui permet de gérer les stocks et d’assurer la comptabilité de l’entreprise. Il automatise le processus de vente et sert à faire des prévisions. Cet outil dispose des fonctionnalités CRM qui permettent d’améliorer les rapports avec la clientèle.
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