Peu de personnes savent réellement ce que sont les notes de frais et pourtant leur gestion est un point important qui concerne la plupart des entreprises. À travers ce dossier, découvrez avec nous tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion des notes de frais.
Comment optimiser la gestion des notes de frais dans une entreprise ?
Réussir à gérer les notes de frais est une tâche qui peut s’avérer très complexe surtout si l’entreprise présente de nombreux salariés. Pourtant, actuellement, de nombreuses entreprises font encore appel à des méthodes archaïques pour procéder à la gestion des notes de frais : l’utilisation d’Excel et la présentation de pièces justificatives. Il faut toutefois savoir qu’avec les progrès technologiques actuels, de nombreuses autres alternatives peuvent s’offrir aux organisations afin d’assurer l’optimisation de la gestion des notes de frais.
Premièrement, l’entreprise en question peut choisir de faire appel à des logiciels spécialisés. En effet, de nos jours il existe un grand nombre de logiciels qui pourrait grandement aider les organisations à gérer leurs notes de frais. Faire appel à ce genre de logiciel leur permet de supprimer totalement tout traitement manuel des notes de frais. Tout ce que l’entreprise devra faire sera demander aux employés de saisir en temps et en heure leurs dépenses et le logiciel se chargera de tout. Il suffira de procéder à quelques vérifications pour éviter toutes erreurs et le tour sera joué !
En outre, une organisation peut également choisir d’externaliser cette gestion des notes de frais. De cette manière, elle n’aura réellement plus rien à faire. Là encore, les employés devront juste envoyer les détails des dépenses aux cabinets spécialisés et c’est à eux de se charger de la mise en place des documents et de l’envoi de ceux-ci à l’entreprise pour qu’elle puisse procéder au remboursement. Rien de plus simple ! D’ailleurs, si cette alternative vous intéresse, sachez que vous pouvez grandement optimiser la gestion de vos notes de frais avec Expensya.
Les frais professionnels, qu’est-ce que c’est ?
En entreprise, on appelle notes de frais les dépenses engagées par les employés dans le cadre de l’exercice de leurs activités professionnelles. Les notes de frais sont donc des documents qui donnent la possibilité à un salarié de se faire rembourser les frais qu’il a engagés pour le compte de la société. Elles prennent généralement la forme d’une fiche que les employés devront remplir et remettre à l’entreprise. Les frais qui y sont inscrits peuvent par exemple être les frais de déplacements, de logement, de repas, etc.
Les types de notes de frais
Généralement, il existe deux types de notes de frais : les notes de frais classiques et les notes de frais kilométriques. Les notes de frais classiques sont les notes où l’on inscrit les dépenses générales comme les repas, le logement, etc. En ce qui concerne les notes de frais kilométriques, comme leur nom peut l’indiquer, concernent les frais kilométriques, des fiches où leur utilisateur devra inscrire les différentes étapes de leurs déplacements. Lorsque ces notes de frais sont acceptées, les documents réunis en une seule pièce comptable devront être envoyés à la comptabilité et finalement remboursés à ses utilisateurs.
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